Word pour les utilisateurs avancés

Microsoft Word est depuis longtemps bien plus qu’un simple programme de traitement de texte. En tant qu’utilisateur, vous pouvez en tirer bien plus parti. Il offre des fonctionnalités puissantes qui améliorent la collaboration et l’automatisation. Par exemple, vous pouvez collaborer dans le cloud, créer des formulaires, utiliser des modèles et des macros pour rendre votre document aussi professionnel que possible. Word propose donc de nombreuses options intéressantes pour les utilisateurs avancés. Dans cet article, vous en apprendrez davantage sur les formulaires professionnels, les macros, les modèles et les éléments rapides dans Microsoft Word.

Microsoft Word : Collaboration dans le cloud

L’époque où il fallait envoyer les documents par e-mail pour les modifier est révolue. Microsoft propose deux solutions pour stocker votre fichier Word dans le cloud : OneDrive et SharePoint. Cela signifie que votre document est enregistré en ligne, ce qui permet à toute personne autorisée d’y travailler simultanément, peu importe où elle se trouve dans le monde.

En plus du texte, des commentaires peuvent être ajoutés au document pour indiquer clairement les modifications à apporter. Vous pouvez également activer le suivi des modifications effectuées pendant votre absence. Ces modifications seront affichées dans une couleur différente. Le texte remplacé sera barré afin que vous puissiez facilement voir les changements effectués.

De plus, vous pouvez définir des autorisations d’accès, de sorte que l’accès au fichier soit soumis à une approbation préalable. De cette manière, vous contrôlez entièrement qui peut accéder au document, garantissant que seules les personnes pertinentes selon vous puissent collaborer avec vous.

Si vous souhaitez utiliser Microsoft Word, consultez nos packs Office.

Microsoft Word : Créer des formulaires professionnels

Avec Word, vous pouvez créer des formulaires à remplir où les utilisateurs ne peuvent saisir que dans certains champs. Pensez à des cases à cocher, des listes déroulantes et/ou des zones de texte. Vous créez ainsi un document où rien ne peut être modifié par d’autres, sauf les champs dédiés aux réponses ou aux choix.

Il existe plusieurs types de formulaires que vous pouvez créer dans Word. Par exemple, un formulaire avec des champs de réponse libre pour le nom, l’adresse e-mail, les commentaires, etc. Vous pouvez également proposer une liste prédéfinie pour choisir un produit, une date ou un lieu. Une autre option consiste à créer des cases à cocher pour accepter certaines conditions, comme les conditions générales ou l’abonnement à une newsletter.

Comment créer un formulaire professionnel ?

Étape 1 : Activer l’onglet Développeur
• Allez dans ‘Fichier’ > ‘Options’.
• Cliquez sur ‘Personnaliser le ruban’.
• Cochez ‘Développeur’ dans la colonne de droite et cliquez sur ‘OK’.

Étape 2 : Utiliser les contrôles de contenu
Choisissez l’une des options suivantes :
• Liste déroulante
• Zone de texte
• Sélecteur de date
• Case à cocher
• Texte enrichi

Étape 3 : Adapter la mise en page pour un rendu professionnel
• Choisissez une police professionnelle.
• Utilisez des structures de tableau pour un affichage clair et soigné.

Étape 4 : Protéger le formulaire (facultatif)
Vous souhaitez que les utilisateurs ne puissent remplir que les champs prévus ? Suivez ces étapes :
• Dans l’onglet ‘Développeur’, cliquez sur ‘Restreindre la modification’.
• Cochez ‘Autoriser uniquement ce type de modification dans le document’.
• Sélectionnez ‘Remplir des formulaires’.
• Cliquez sur ‘Oui, activer la protection’ et définissez éventuellement un mot de passe.

Microsoft Word : Les macros

Les macros dans Word permettent une automatisation plus poussée de votre document. Grâce aux macros, vous pouvez répéter une action spécifique d’un simple clic. Par exemple, vous pouvez appliquer un style standard à votre texte, mettre en gras tous les titres d’un certain niveau, ou insérer automatiquement en-têtes et pieds de page.

Pour la structure du document, vous pouvez supprimer tous les sauts de ligne inutiles, générer une table des matières, ou copier et répéter certaines sections. Pour le contrôle et le nettoyage du document, vous pouvez supprimer tous les commentaires, uniformiser le style du texte, et repérer les paragraphes incomplets à l’aide des notes que vous auriez laissées.

Ce ne sont là que quelques exemples de ce que les macros peuvent faire dans Word. Le programme offre bien d’autres fonctions de macro pour automatiser davantage votre travail.

Vous avez des compétences techniques ? Vous pouvez également écrire votre propre code VBA. VBA signifie Visual Basic for Applications, un langage de programmation relativement simple qui vous offre un contrôle accru sur l’automatisation dans Word.

Microsoft Word : Modèles et éléments rapides

Les modèles vous permettent d’utiliser des documents préformatés contenant déjà certains éléments. Pensez à la mise en page, au contenu et aux blocs de texte fixes.

Exemples de modèles :
• Factures
• Devis
• Lettre de motivation
• Comptes rendus
• Agendas
• Rapports

Les éléments rapides sont une fonction pratique pour les utilisateurs qui réutilisent souvent certains fragments de texte, structures de mise en page et/ou images dans différents documents. Ces éléments peuvent être enregistrés comme composants rapides, ce qui vous permet de les insérer plus rapidement.

Exemples d’éléments rapides :
• Tableaux
• Images
• Fragments de texte
• En-têtes et pieds de page
• Pages de garde et filigranes

Les éléments rapides vous font gagner beaucoup de temps et vous permettent de structurer vos documents de manière cohérente, les rendant ainsi beaucoup plus professionnels. Ils favorisent également la collaboration, car vous pouvez les partager, permettant à vos collègues de les utiliser de la même manière.

Comment utiliser les éléments rapides ?

1. Rédigez le contenu que vous souhaitez réutiliser plus tard (par ex. un paragraphe, un tableau ou un logo).
2. Sélectionnez ce contenu.
3. Allez dans Insertion > Groupe Texte > QuickPart > Enregistrer la sélection dans la galerie d’éléments rapides.
4. Donnez-lui un nom, choisissez éventuellement une catégorie et cliquez sur OK.

Vous pourrez ensuite insérer cet élément via le même menu ou en tapant les premières lettres puis en appuyant sur Entrée (si vous avez utilisé la fonction AutoTexte).

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