Office 365 pour les entreprises
Office 365 est principalement utilisé par les particuliers, mais il existe également des versions destinées aux entreprises et aux professionnels. Vous pouvez en découvrir plus sur les différentes versions d'Office 365 pour les entreprises ici. Découvrez ce qu'Office 365 peut ou ne peut pas faire pour votre entreprise dans ce blog !
1. Toujours à jour
Lorsque vous utilisez Office 365, les programmes et fonctions que vous utilisez sont toujours à jour. Cela présente des inconvénients, notamment pour les entreprises.
Avantages
Grâce aux fréquentes mises à jour d'Office 365, vos applications sont toujours à jour. Cela peut être utile, par exemple, lorsqu'une nouvelle fonction pratique est ajoutée dans Excel.
Inconvénients
Le plus grand inconvénient d'Office 365 et d'être toujours à jour est qu'il peut perturber les processus de travail existants. Toutes les applications d'Office 365 font l'objet de fréquentes mises à jour, ce qui n'est pas toujours un problème, mais il arrive souvent que les changements soient tels que les processus de travail existants doivent être exécutés différemment ou ne peuvent plus être exécutés du tout. Surtout avec la fréquence des mises à jour d'Office 365, c'est un problème majeur pour de nombreuses entreprises.
2. Vos fichiers disponibles partout
Avoir vos fichiers dans le Cloud signifie que vous pouvez les utiliser n'importe où. Avec tous les devoirs à faire en ce moment, cela peut s'avérer utile.
Avantages
Vos fichiers sont stockés dans le Cloud. Cela signifie que, où que vous ayez accès à l'internet, vous pouvez ouvrir, modifier et partager vos fichiers. Cela peut être particulièrement utile lorsqu'une grande partie du travail est effectuée à la maison.
Inconvénients
Eh bien, partout ? Malheureusement, ce n'est pas tout à fait comme ça que ça fonctionne. Vous pouvez accéder à vos fichiers partout où vous disposez d'une connexion internet active. Si vous ne disposez pas d'une connexion internet à un endroit ou à un moment donné, il peut arriver qu'un de vos collègues, qui dispose d'une connexion internet, travaille sur le fichier directement dans le cloud, alors que vous n’êtes en train de modifier qu’une version hors ligne. Il en résulte de multiples versions, qui ne peuvent jamais être justes au final. Soit cela entraîne un surcroît de travail, soit l'une des versions est perdue en raison d'une mauvaise communication.
3. Répartir les coûts
Le modèle d'abonnement d'Office 365 vous évite de dépenser beaucoup d'argent en une seule fois.
Avantages
Pour le court terme, un formulaire d'abonnement est pratique. Ainsi, si vous avez besoin d'Office pour quelques mois, alors Office 365 peut être utile. Cependant, vous n'achetez rien, et lorsque vous cessez de payer, vous n'avez plus accès à vos applications et à votre stockage en Cloud.
Inconvénients
Sur le long terme, Office 365 est toujours plus cher qu'une licence sur site, surtout par rapport aux licences Microsoft d'occasion de Softtrader. En regardant le graphique ci-dessous, on peut constater qu'une licence Office 2019 Home & Business après 14 mois est déjà moins chère qu'un abonnement Office 365 Apps (Contient uniquement les applications Office et 1TB de stockage).
4. Facilement modulable
Vous pouvez vous abonner à la plupart des versions via le site web d'Office 365, et vous pouvez facilement augmenter le nombre d'utilisateurs de votre compte.
Avantages
L'augmentation facile du nombre d'utilisateurs vous fera gagner du temps. Cela peut être un avantage lorsque votre entreprise connaît une croissance rapide. Pour certaines versions d'Office 365, cela ne s'applique pas et vous devez contacter le service commercial de Microsoft.
Inconvénients
L'évolutivité n'est pas un inconvénient spécifique pour les entreprises.
5. Amélioration de la coopération
Selon Microsoft, Office 365 devrait faciliter le travail en commun dans les fichiers et l'environnement Teams.
Avantages
Plusieurs versions d'Office 365 sont dotées de Microsoft Teams, une plateforme qui vous permet de discuter, de téléphoner et de partager des fichiers en interne avec vos collègues. Ici, vous pouvez collaborer sur des fichiers. La collaboration sur les fichiers est aussi partiellement possible via OneDrive.
Inconvénients
La collaboration, tant dans les équipes que dans OneDrive, tourne souvent mal. Souvent, la synchronisation ne se fait pas bien ou trop tard et vous travaillez dans des versions différentes. Cela se traduit généralement par la perte du travail d'une personne, ce qui est très distrayant et constitue une perte de temps pour vos employés. Il peut aussi y avoir des bruits de communication.
6. Sécurité
Certaines versions d'Office 365 pour les entreprises offrent une sécurité supplémentaire pour vos fichiers et vos données. Cependant, cela n'est souvent pas suffisant.
Avantages
Les versions plus coûteuses d'Office 365 pour les entreprises contiennent des couches de sécurité supplémentaires. Cela sécurise les fichiers (dans la mesure du possible) dans le Cloud.
Inconvénients
Vos fichiers sont stockés dans le Cloud. Un pirate informatique mal intentionné peut s'emparer de vos fichiers à partir de là, ce qui peut constituer un énorme problème pour les entreprises détenant des informations sensibles. Nous vous recommandons donc de prendre en main la sécurité de votre entreprise et de travailler avec des licences sur site.
Vous trouverez d'autres inconvénients d'Office 365 dans le blog suivant :
6 inconvénients d'office 365 !
En savoir plus sur Office 365 ici.
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