SharePoint 2019

Qu'est-ce que SharePoint 2019 ?

SharePoint 2019 est une plateforme de gestion des connaissances et des documents développée par Microsoft. SharePoint est utilisé comme un cadre pour la création de sites web destinés à l'échange d'informations et à la collaboration en ligne au sein d'un groupe ou d'une organisation. Cela permet aux employés de collaborer en toute sécurité, de manière productive et efficace, à tout moment et sur n'importe quel appareil.

Qu'est-ce que SharePoint ?

SharePoint est la solution idéale pour organiser, gérer et rationaliser toutes les connaissances, informations et processus au sein d'une organisation. Grâce à des sites d'équipe interactifs, il est possible de créer des fichiers, données, actualités ou autres informations par département ou par équipe. Il est également possible d'organiser, de partager et de modifier ces informations. SharePoint est généralement intégré à d'autres applications Microsoft, formant par exemple la base de la gestion documentaire dans Microsoft Teams. De plus, il est possible de créer des liaisons avec Power Automate et Power Apps, ce qui permet d'automatiser diverses tâches et processus d'entreprise dans SharePoint.

Un concept important de SharePoint est celui des bibliothèques, où les documents sont stockés. Les documents stockés sont enrichis de métadonnées associées. Les bibliothèques peuvent inclure un contrôle de version, permettant ainsi de sauvegarder chaque fichier numérique dans SharePoint. D'autres fonctionnalités de SharePoint incluent l'échange d'informations, d'agendas, de tâches et d'enquêtes.

Pourquoi utiliser SharePoint ?

L'utilisation de SharePoint peut être très bénéfique lorsque une organisation ou une entreprise cherche à se digitaliser davantage. Il devient en effet de plus en plus difficile de maintenir l'information accessible, sécurisée, trouvable, actuelle et gérable. Les anciens serveurs de fichiers avec des disques réseau ne répondent plus aux exigences des activités contemporaines. Les disques réseau ne sont pas conçus pour la gestion des processus, ce qui est de plus en plus crucial pour les entreprises et les organisations.

SharePoint a été conçu comme un DMS (Système de Gestion Documentaire) en ligne. Cela en fait une plateforme idéale pour la gestion documentaire moderne et numérique. La plateforme permet de créer des bibliothèques de documents, des listes, des flux de travail et des formulaires. Comme mentionné précédemment, il est également possible de mettre en place un contrôle de version et d'appliquer automatiquement une politique d'archivage. De plus, SharePoint dispose de profils personnels. Des profils personnels peuvent être ajoutés sur l'intranet, permettant aux autres de voir avec qui ils travaillent, quelles sont leurs fonctions et leurs intérêts. Cela permet à l'utilisateur de rechercher quelqu'un au sein de l'entreprise, améliorant ainsi la communication globale.

De plus, SharePoint est également adapté pour un système intelligent de gestion de la qualité et des connaissances. Il permet de centraliser et de sécuriser les informations et processus d'entreprise de manière organisée.

Applications de SharePoint

Chaque entreprise ou organisation a ses propres raisons de choisir ou non SharePoint. Voici quelques raisons pour lesquelles les entreprises ou organisations choisissent d'utiliser SharePoint.

SharePoint offre une plateforme centrale où les employés peuvent facilement accéder aux informations et documents nécessaires à leur travail. Cela évite aux employés de devoir chercher des informations stockées à différents endroits, ce qui permet d'économiser du temps.

SharePoint peut également améliorer la collaboration au sein d'une entreprise ou d'une organisation. Les documents peuvent être modifiés en temps réel, permettant ainsi de voir immédiatement ce qui a été ajouté ou modifié.

De plus, SharePoint peut être utilisé pour automatiser les flux de travail. Cela signifie que certaines tâches peuvent être exécutées automatiquement lorsque certaines conditions sont remplies. Cela peut entraîner une augmentation de l'efficacité des processus et aider à éviter les erreurs.

Fonctionnalités principales de SharePoint 2019

La version précédente de SharePoint, SharePoint 2016, offrait déjà plusieurs fonctionnalités utiles, telles que l'Aperçu des Médias, le support des fichiers volumineux, la confidentialité totale et une expérience mobile améliorée. Avec l'arrivée de la version améliorée SharePoint 2019, plusieurs nouvelles fonctionnalités ont été ajoutées. Les principales fonctionnalités sont décrites ci-dessous.

Support amélioré pour les processus d'entreprise

Les entreprises et organisations font confiance à SharePoint comme moyen de soutenir la collaboration, l'automatisation des processus d'entreprise et les applications personnalisées. Le transfert de charges de travail complexes ou d'autres fichiers vers le cloud peut être très chaotique. SharePoint 2019 dispose de technologies d'automatisation des processus et de formulaires, comme PowerApps et Flow, pour favoriser la connexion avec les données sur site.

Page d'accueil de SharePoint

La page d'accueil offre aux utilisateurs un nouveau moyen de commencer. Elle simplifie la tâche de trouver et d'ouvrir les sites SharePoint au sein de l'entreprise ou de l'organisation. Les utilisateurs peuvent également consulter les actualités des sites proposés ou des sites qu'ils visitent régulièrement. De plus, il est possible de créer des sites directement depuis la page d'accueil, sous réserve que cela soit configuré par l'administrateur.

Listes et bibliothèques

La dernière version propose des expériences modernes pour les listes et bibliothèques sur les sites d'équipe. Les utilisateurs restent ainsi à jour avec SharePoint en ligne. Ils bénéficient d'expériences de listes et de bibliothèques optimisées basées sur des tâches courantes. Cela permet aux utilisateurs de copier et de déplacer des fichiers à l'aide de la barre d'outils. Il est également possible de fixer des documents, d'ajouter des fichiers sous forme de liens, de filtrer et de trier les éléments, et d'appliquer un formatage aux colonnes.

Nouvelle expérience de recherche

SharePoint 2019 offre une nouvelle expérience de recherche. Il est possible de voir les résultats avant même d'avoir tapé quoi que ce soit. Ces résultats sont basés sur les intentions de recherche les plus courantes et sont optimisés pour chaque utilisateur. Les résultats de recherche sont également mis à jour en temps réel lorsque l'utilisateur tape, assurant ainsi des résultats pertinents. La page des résultats de recherche présente également un aperçu des résultats regroupés par type.

Fin de vie de SharePoint 2019

Les produits Microsoft ont une date de fin de vie (EoL). Cela signifie qu'un produit est supporté seulement pour une certaine période. Cela s'applique également à SharePoint 2019, qui se distingue par deux types de support : le support de base et le support prolongé. SharePoint 2019 est sorti le 22 octobre 2018 et le support de base s'est terminé le 9 janvier 2024. La date de fin du support prolongé est le 14 juillet 2026, date à laquelle SharePoint 2019 ne recevra plus que des mises à jour de sécurité. De nouvelles fonctionnalités et améliorations ne seront disponibles que par le biais du support de base.