SharePoint 2016

Qu'est-ce que SharePoint 2016 ?

SharePoint 2016 est une plateforme de gestion des connaissances et des documents développée par Microsoft, sortie le 1er mai 2016. SharePoint 2016 est utilisé à diverses fins, telles que la création de sites web ou comme outil en ligne de collaboration au sein d'un groupe ou d'une organisation. Les employés peuvent collaborer de manière sécurisée, productive et efficace sur n'importe quel appareil à tout moment.

Qu'est-ce que SharePoint ?

SharePoint est un outil pour organiser, gérer et rationaliser toutes les connaissances, informations et processus au sein d'une organisation ou d'une entreprise. Cet outil permet de créer des données, des actualités ou d'autres informations par département ou par équipe grâce à des sites d'équipe interactifs. Les utilisateurs peuvent y modifier, partager ou organiser ces fichiers, ce qui apporte de la structure au milieu de travail. Il est également possible d'automatiser diverses tâches ou processus d'entreprise avec SharePoint, en le liant à Power Automate et Power Apps.

Grâce à ses bibliothèques, SharePoint offre une interface claire. Les documents peuvent y être facilement stockés et enrichis de métadonnées. Les bibliothèques de SharePoint disposent d'un contrôle de version, ce qui permet de conserver une trace de chaque fichier numérique. De plus, SharePoint propose des fonctionnalités pour échanger des informations, des agendas, des tâches et des enquêtes.

Comment utiliser SharePoint ?

SharePoint a été initialement développé comme un Système de Gestion Documentaire (DMS). Il aide les utilisateurs à stocker des documents tout en leur fournissant des métadonnées. SharePoint a évolué au point de jouer un rôle dans l'intranet. Les utilisateurs peuvent ainsi créer une page d'accueil centrale pour partager des informations au sein de l'organisation. Cela peut inclure des annonces, des anniversaires, mais aussi des protocoles et des politiques. Bien qu'il existe d'autres solutions pour l'intranet, celles-ci nécessitent souvent de nouvelles licences. En revanche, SharePoint fait partie de la licence Microsoft et s'intègre avec d'autres applications Microsoft. Par conséquent, SharePoint peut être considéré comme un hub central mis à la disposition des utilisateurs pour partager des documents et des informations, favorisant ainsi la collaboration et la communication au sein de l'organisation ou de l'entreprise.

Lorsque SharePoint est utilisé pour créer des sites web, les collègues peuvent voir les informations clés d'un seul coup d'œil. Un site SharePoint est un ensemble de contenus basé sur un groupe choisi de personnes, comme un groupe de travail spécifique ou un département. La page peut être entièrement personnalisée selon la charte graphique de l'entreprise, et l'utilisateur a la liberté de partager des informations. Quelques exemples incluent : des vidéos, des documents, un calendrier avec des dates importantes ou des actualités.

Fonctionnalités de SharePoint 2016

Microsoft publie souvent une version mise à jour de ses produits après plusieurs années. Les nouvelles versions incluent plusieurs fonctionnalités nouvelles qui n'étaient pas disponibles auparavant. SharePoint 2016 présente plusieurs fonctions importantes par rapport à son prédécesseur, qui sont décrites ci-dessous.

Aperçu des Médias

Dans SharePoint 2016, il est possible de prévisualiser des vidéos et des images en survolant le fichier avec la souris. Cela permet à l'utilisateur de visualiser rapidement le contenu sans avoir à cliquer sur le fichier.

Fichiers de Grande Taille

Les versions précédentes de SharePoint ne prenaient pas en charge les fichiers volumineux. Les fichiers de plus de 2047 Mo ne pouvaient pas être téléchargés sur la plateforme. Avec la sortie de SharePoint 2016, cette limite a été portée à 10 000 Mo. Pour la plupart des utilisateurs, c'est un progrès considérable, car la plupart des fichiers ne dépassent pas 10 000 Mo. Cependant, il n'est pas recommandé de stocker de gros fichiers dans SharePoint, car cela peut prendre du temps, selon la vitesse de connexion Internet. Il est également prudent de garder à l'esprit que le téléchargement de gros fichiers peut être interrompu.

Confidentialité Totale

Les hackers disposent aujourd'hui de plus en plus d'outils, ce qui pose un problème majeur pour les entreprises détenant des informations sensibles. C'est pourquoi Microsoft a amélioré les connexions de cryptage dans SharePoint 2016. Le protocole Transport Layer Security (TLS) est pris en charge, augmentant ainsi la confidentialité et le cryptage des données entre deux applications communicantes.

Expérience Mobile

L'expérience mobile dans les anciennes versions de SharePoint n'était pas satisfaisante pour de nombreux utilisateurs en raison d'un manque de conception responsive. SharePoint 2016 offre une version mobile conviviale avec un excellent design et une navigation améliorée. Cela permet aux utilisateurs d'accéder à SharePoint de n'importe où, facilitant ainsi les réunions à distance ou l'achèvement des tâches ensemble.

SharePoint 2016 Fin de Vie

Comme tous les autres produits Microsoft, SharePoint 2016 a une date de fin de vie (EoL). Cela signifie que les produits Microsoft ne sont pris en charge que pour une certaine période. Une fois cette date dépassée, les utilisateurs peuvent continuer à utiliser le produit, mais le support de Microsoft cesse. Le support se divise en deux types : le support régulier et le support étendu. SharePoint 2016 a bénéficié d'un support régulier jusqu'au 13 juillet 2021, période durant laquelle il a reçu des mises à jour et des améliorations régulières, ainsi qu'un support technique et des mises à jour de sécurité. Une fois le support régulier terminé après 5 ans, SharePoint ne dispose plus que du support étendu, qui ne comprend que des mises à jour de sécurité. Le support étendu de SharePoint 2016 prendra fin le 14 juillet 2026.