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Que pouvez-vous faire avec Microsoft Office OneNote?

OneNote est en fait une sorte d’ordinateur portable numérique, mais avec des extras intelligents. Premièrement, vous pouvez prendre des notes et écrire vos idées. Mais aussi, vous pouvez y insérer des images, vidéos, documents, e-mails et fichiers audio. Dans ce blog, vous lirez ce qu’est  exactement OneNote, son utilité, la différence avec Word et quelles sont les licences Office qui incluent ce programme dans leurs pack.

Qu’est-ce que Microsoft OneNote?

Comme nous l’expliquons déjà à moitié dans l’introduction, Microsoft OneNote est une application pour prendre des notes et gérer l’information. Les utilisateurs peuvent enregistrer du texte et des images sur des documents de forme libre qui peuvent être gardés privées ou partagées avec d’autres. Les notes sont organisées en carnets numériques, sections et pages séparées. Plusieurs carnets peuvent être créés pour afficher différents sujets ou projets.

 

Quels sont les avantages de Microsoft OneNote?

 

1. OneNote permet une collaboration en temps réel

Un fichier OneNote peut être partagé avec d’autres personnes pour permettre un cahier de travail de collaboration en temps réel. Les ordinateurs portables peuvent être partagés pour la visualisation ou l’édition, et comme OneNote enregistre automatiquement pendant le travail, plusieurs utilisateurs peuvent collaborer en même temps.
Il n’est pas rare que des accidents se produisent lorsque plusieurs utilisateurs modifient le même fichier. OneNote couvre ce problème. L’onglet « Historique » vous permet d’afficher les révisions précédentes pour suivre les modifications et restaurer les versions de fichiers.

 

2. OneNote protège les informations sensibles

Comme tout programme qui stocke des informations, les logiciels portables ont besoin de mesures de sécurité pour s’assurer que seuls ceux qui devraient y avoir accès l’ont. OneNote a la fonctionnalité de protéger, au travers d’un mot de passe, les sections individuelles et les informations grâce à la norme de cryptage 3DES.
En outre, si OneNote reste inactif pendant un certain temps, il bloque automatiquement les sections d’informations protégées par mot de passe pour s’assurer qu’elles restent privées.

 

3. Vous pouvez sauvegarder vos notes avec du multimédia

En plus de la possibilité d’entrer du texte (traité ou manuscrit), des images et d’autres types de médias, OneNote vous permet d’enregistrer l’audio et la vidéo directement sur votre ordinateur portable. Ceci est parfait pour documenter et partager des réunions avec vos collègues.
OneNote peut également reconnaître les mots parlés afin que vous puissiez rechercher au travers des enregistrements pour trouver exactement ce que vous cherchez.

 

4. Vous pouvez utiliser OneNote pour capturer des idées et des informations en mouvement

OneNote est conçu pour une utilisation sur n’importe quel appareil et est disponible sur les principaux systèmes d’exploitation, y compris iOS et Android. Par conséquent, en synchronisant les ordinateurs portables OneDrive sur plusieurs appareils, les utilisateurs peuvent accéder à toutes leurs notes et en créer de nouvelles, qu’elles soient au bureau ou en déplacement.
Comme en traitement de texte, vous pouvez ajouter du texte, des tableaux, des images et des liens vers votre application. Si vous utilisez un appareil tactile, vous pouvez également taper ou dessiner directement sur le système. OneNote peut même numériser votre texte manuscrit et le convertir en texte dactylographié.

Microsoft OneNote vs Microsoft Word

OneNote est principalement utilisé comme une application de prise de notes, tandis que Microsoft Word est conçu pour ceux qui ont besoin de créer différents types de contenu, des lettres aux manuscrits.
Microsoft Word fournit tous les outils nécessaires pour créer un document de n’importe quelle longueur, tandis que OneNote est utilisé comme une plate-forme pour le remue-méninges. OneNote permet aux utilisateurs d’annoter les vidéos, articles, images et sons audio.

 

Pourquoi Microsoft OneNote est-il idéal pour les entreprises ?

OneNote permet aux entreprises de se concentrer facilement sur l’obtention du travail, plutôt que de passer beaucoup de temps à planifier la façon dont le travail sera fait. Les principaux avantages sont les suivants :

  • Votre équipe peut accéder rapidement aux informations pertinentes
  • Vos collègues peuvent voir les idées des uns et des autres, ce qui permet une collaboration efficace
  • Vos coéquipiers peuvent ajouter de l’information et accéder à des documents partagés où qu’ils se trouvent
  • C’est la plate-forme optimale pour combiner une variété de types de médias
  • Tout matériel commercial confidentiel est correctement protégé

 

Quelles licences Microsoft Office comprennent OneNote ?

OneNote n’est pas à vendre en tant que produit autonome, mais dans le cadre d’un package Microsoft Office. OneNote, comme indiqué dans la boîte ci-dessous, est disponible dans tous les paquets. Vous ne savez pas quelle licence est la plus utile à votre entreprise? Lisez ce blog pour en savoir plus sur les différents forfaits Office for Business.

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