Microsoft OneNote

Avec la numérisation en cours dans de nombreuses entreprises depuis un certain temps, la prise de notes suit également cette évolution. C'est pourquoi Microsoft a lancé il y a quelque temps OneNote sur le marché. Cet article vise à donner une image claire aux utilisateurs potentiels en décrivant ce qu'est précisément OneNote, pour qui il est destiné et ce que les utilisateurs peuvent en faire.

Qu'est-ce que OneNote ?

OneNote est une application de prise de notes numérique, lancée le 19 novembre 2003. L'application est idéale pour conserver des notes, des plans, des recherches et/ou toute information à retenir en un seul endroit. Toutes ces informations sont automatiquement sauvegardées dans des blocs-notes en ligne, accessibles facilement sur tous les appareils des utilisateurs. Grâce à une fonction de recherche, les informations pertinentes peuvent être trouvées rapidement. Les données sont aussi faciles à organiser, imprimer et partager. Grâce aux options de collaboration, OneNote est utile pour les entreprises et les institutions éducatives.

Jusqu'à présent, six versions de OneNote ont été publiées:

• Microsoft Office OneNote 2003
• Microsoft Office OneNote 2007
• Microsoft OneNote 2010
• Microsoft OneNote 2013
• Microsoft OneNote pour Windows 10
• Microsoft OneNote 2016

OneNote pour les entreprises

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles OneNote est un outil utile pour les entreprises:

• Encourager la collaboration est l'une des raisons principales. En partageant des blocs-notes, les employés peuvent collaborer plus facilement. Cela facilite les projets auxquels plusieurs employés contribuent.
• Une autre raison est la centralisation des informations. OneNote sert de hub numérique central pour les plans, notes et idées d'entreprise, permettant de conserver toutes les données en un seul endroit.
• OneNote simplifie également l'organisation de toutes les informations. Les organisations gèrent divers types d'informations, qui ne doivent pas toutes figurer dans la même note. OneNote permet de les séparer facilement, facilitant ainsi l'accès aux informations pertinentes.

OneNote dans l'éducation

OneNote peut également être utilisé dans les établissements d'enseignement. OneNote crée un environnement d'apprentissage personnel pour les élèves et un espace de travail numérique pour les grandes classes. Il offre des espaces de collaboration numérique pour les leçons et les devoirs. Les élèves et enseignants peuvent ainsi accéder à leurs notes numériques sur différents appareils. Comme les écoles et universités se numérisent de plus en plus, un outil numérique pour les notes est en parfaite adéquation avec cette évolution.

Ces notes peuvent inclure des images et des vidéos, ce qui n'est pas possible avec des notes papier. Ainsi, OneNote propose différentes options pour soutenir la prise de notes.

OneNote : Fonctionnalités

En mars 2014, Microsoft a publié une API OneNote cloud service, permettant aux données de certaines applications d'être envoyées vers le OneDrive de l'utilisateur. Cette API est utilisée pour deux fonctions importantes de OneNote:

• OneNote Clipper : Capture et enregistre les pages Web ou des parties pertinentes pour consultation ultérieure. Les PDF, images et vidéos peuvent être sauvegardés.
• Email to OneNote : En associant une adresse e-mail à OneNote, toutes les informations pertinentes peuvent être envoyées vers les blocs-notes de l'utilisateur par e-mail.

D'autres fonctionnalités incluent:

• Quantité infinie de papier numérique
• Création de tableaux
• Catégorisation des notes
• Tags de tâches à faire
• Collaboration dans un “bloc-notes partagé”

OneNote : Avantages et inconvénients

Pour faire un choix éclairé concernant l'acquisition de OneNote, voici quelques avantages et inconvénients :

Avantages :

• Version gratuite avec toutes les fonctionnalités incluses
• Webclipper
• Outils d'organisation
• Placement libre de dessins, textes et pièces jointes

Inconvénients :

• OCR limité
• Absence de géolocalisation
• Stockage local uniquement disponible sur Windows

OneNote : Version gratuite vs payante

OneNote est disponible en version gratuite et payante. Bien que les différences soient minimes, la version payante offre quelques avantages : des stickers supplémentaires pour personnaliser et embellir les notes, possibilité de sauvegarder des fichiers localement sur Windows, et une capacité de stockage OneDrive plus importante. Les utilisateurs de la version gratuite sont limités à un stockage de 5 Go.