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5 conseils pour bien démarrer avec Microsoft Project

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Microsoft Project est un programme puissant avec lequel vous pouvez créer automatiquement un plan de projet clair ou «diagramme de Gantt». Vous pouvez également faire un compte rendu  graphiquement de l’avancement du projet en appuyant simplement sur un bouton. Le logiciel convient donc à la fois à la planification et au contrôle de votre projet. Project peut être un programme délicat si vous n’avez jamais travaillé avec. Ce blog fournit 5 conseils sur comment bien démarrer avec Microsoft Project.

1. Déterminez la date de début du projet

Lorsque vous créez un nouveau projet, Microsoft Project définit la date actuelle comme date de début par défaut. Vous devez changer cela si votre projet démarre à une date différente.
Vous pouvez éventuellement définir une date de fin de projet au lieu d’une date de début. Ceci est utile si votre projet a une date limite stricte.

 

2. Modifiez le paramètre de tâche par défaut sur “Programmer automatiquement”

Par défaut, une tâche est planifiée manuellement dans Project. Project ne modifie pas les dates ou la durée d’une tâche planifiée manuellement. Cependant, les dates doivent changer automatiquement lorsque le(s) prédécesseur(s) ou source(s) d’une tâche sont modifiés.
Il y a des moments où vous devez planifier manuellement une tâche, mais pour la plupart des débutants, il est recommandé de garder les tâches automatiquement planifiées. Si vous avez déjà ajouté une date de début de projet, Project démarre toutes les nouvelles tâches à cette date par défaut.

 

3. Définissez le calendrier de votre projet dans Microsoft Project

Toutes les tâches et ressources de Project suivent un calendrier. Un calendrier de projet peut être utilisé pour spécifier les jours fériés et le temps de travail.
Project contient trois calendriers de base différents . Ceux-ci sont:

Par défaut: définit le temps de travail entre 8h00 et 17h00, avec une pause d’une heure à 12h00.
24 heures: définit le temps de travail entre 12h00 le premier jour et midi le lendemain, sans pauses.
Quart de nuit: définit le temps de travail entre 23 h 00 et 8 h 00, avec une pause d’une heure à 3 h 00.

Vous devrez définir vos propres calendriers de projet, bien que vous puissiez les baser sur l’un des calendriers fournis ci-dessus. Insérez les jours fériés et le temps de travail de votre organisation dans vos calendriers et attribuez-les aux ressources du projet en conséquence.

4. Faites une liste complète des tâches pour votre projet

L’une des premières choses à faire lors de la configuration d’un nouveau projet dans MSP est de créer une liste de tâches de projet. Essayez de ne rien manquer, car il est difficile d’insérer une nouvelle tâche au milieu d’un projet. Si vous ne connaissez pas toutes les tâches au début d’un projet, faites une liste des tâches de niveau supérieur et disséquez-les plus tard.

 

5. Soyez conscient des restrictions de date dans Microsoft Project

Vous souhaiterez contrôler les dates des tâches pour certaines ou toutes vos tâches, vous pouvez planifier des tâches manuellement et les rendre indépendantes d’autres tâches. Microsoft Project impose une restriction sur les tâches planifiées manuellement dès que vous les définissez. Par conséquent, il est préférable de noter ces tâches et leurs limites. Project ne les modifiera pas automatiquement.

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