Coût total de possession : Microsoft 365 vs Office sur site sur 5 ans

Microsoft 365 coûte 13 € par utilisateur et par mois. Cela paraît simple. Mais sur cinq ans, une organisation de 50 employés paiera près de 40 000 € en frais d’abonnement, uniquement pour les applications Office. Une licence Office 2024 Standard d’occasion chez Softtrader coûte 140 € par utilisateur en paiement unique. Dans cet article, nous calculons le coût total de possession, ou TCO, pour sept tailles d’organisation, de 10 à 1 000 utilisateurs, deux offres Microsoft 365 et deux alternatives d’occasion. Le calcul repose sur les prix Microsoft 365 de juillet 2026, après la hausse de prix annoncée, ainsi que sur les prix actuels de Softtrader au moment de la rédaction en avril 2026. Aucun rabais de volume n’a encore été appliqué à ces prix.

Que comparons nous ?

Une comparaison TCO équitable nécessite un cadre clair. Nous comparons spécifiquement les coûts liés à l’utilisation des applications Office de bureau : Word, Excel, PowerPoint et Outlook. C’est cette fonctionnalité que proposent à la fois Microsoft 365 et une licence Office perpétuelle.

Microsoft 365 inclut également des services cloud qu’une licence perpétuelle ne comprend pas : Exchange Online pour le courrier électronique, OneDrive pour le stockage cloud, Teams pour les réunions vidéo et SharePoint Online pour la collaboration. Nous n’incluons pas ces services dans le calcul, mais nous les abordons dans la section « Que propose Microsoft 365 que l’Office on premise ne propose pas ? ». Si votre organisation utilise activement ces services cloud et ne peut pas ou ne souhaite pas les héberger elle même, cela constitue un élément important à prendre en compte en plus du calcul TCO.

Les montants en euros pour Microsoft 365 sont indicatifs et basés sur les prix catalogue en dollars américains de juillet 2026 après l’ajustement de change de février 2026. Les tarifs définitifs en euros peuvent varier selon la région et le type de contrat. Les prix Softtrader sont les prix en vigueur au moment de la rédaction en avril 2026. Pour des volumes plus importants, le prix par licence peut être nettement plus bas.

Le calcul : TCO par utilisateur sur 5 ans

Ci dessous, nous calculons le coût total sur 60 mois, soit 5 ans, par utilisateur, sur la base des tarifs Microsoft 365 applicables à partir de juillet 2026.

Microsoft 365 Business Standard vs Office 2024 Standard

Microsoft 365 E3 vs Office 2024 Pro Plus

Qu’est ce que cela signifie pour votre organisation ? TCO selon la taille de l’organisation

Les économies par utilisateur ne deviennent vraiment visibles que lorsqu’on les multiplie par le nombre d’employés de votre organisation. Ci dessous, vous trouverez le TCO sur 5 ans pour sept tailles d’organisation courantes, comparé à Microsoft 365 Business Standard à 13 € par utilisateur et par mois.

Et pour les organisations qui utilisent actuellement Microsoft 365 E3, comparé à Office 2024 Pro Plus à 150 € par utilisateur :

Volumes importants ? Le prix devient encore plus avantageux. Microsoft propose des remises sur volume pour les abonnements Microsoft 365, mais le prix par utilisateur des licences d’occasion diminue également fortement pour les volumes plus élevés. Ces différences de prix ne sont pas reprises dans les tableaux ci dessus, car le prix d’un projet dépend de plusieurs facteurs. Softtrader accompagne régulièrement des projets de 1 000, 5 000 et même plus de 20 000 licences. Demandez un devis sans engagement pour votre situation spécifique et recevez sous 24 heures une offre sur mesure, rabais de volume inclus.

Analyse du seuil de rentabilité : à partir de quand Microsoft 365 devient il plus cher ?

Le seuil de rentabilité correspond au moment où les coûts cumulés de Microsoft 365 dépassent l’investissement unique dans une licence d’occasion. À partir de ce moment, vous payez plus avec Microsoft 365 qu’avec une licence perpétuelle.

La conclusion est claire : avec Microsoft 365 Business Standard, une licence d’occasion devient moins chère en moins d’un an. Avec Microsoft 365 E3, c’est déjà le cas après quatre mois. Les 49 à 56 mois restants sur la période de cinq ans représentent ensuite uniquement le coût de l’abonnement, alors que la licence d’occasion a déjà été entièrement amortie.

Que propose Microsoft 365 que l’Office on premise ne propose pas ?

Le calcul du TCO compare les coûts des applications Office de bureau. Microsoft 365 comprend toutefois bien plus que les seules applications Office. Une comparaison honnête suppose de préciser ce que Microsoft 365 apporte et qu’une licence perpétuelle n’inclut pas.

Microsoft 365 Business Standard comprend Exchange Online, soit une messagerie professionnelle avec 50 Go de stockage, OneDrive avec 1 To de stockage cloud par utilisateur, Teams pour le chat et les réunions vidéo, SharePoint Online pour l’intranet et la collaboration, ainsi que les versions web et mobiles des applications Office. Microsoft 365 E3 ajoute des licences Windows Enterprise, des outils avancés de conformité et la gestion des terminaux via Intune. En savoir plus sur les offres et prix Microsoft 365.

Si votre organisation utilise activement ces services cloud, par exemple Teams comme outil de communication principal ou Exchange Online comme plateforme de messagerie, ils apportent une valeur qui n’est pas incluse dans le calcul du TCO. La question est de savoir si cette valeur justifie le surcoût de 640 € à 2 040 € par utilisateur sur cinq ans.

Dans la pratique, de nombreuses PME n’utilisent qu’une petite partie des fonctionnalités de Microsoft 365. Si vous utilisez principalement Word, Excel, PowerPoint et Outlook, et que votre messagerie est gérée via votre propre serveur de messagerie ou une solution distincte, vous payez avec Microsoft 365 pour un ensemble de services dont vous ne vous servez pas. Dans ce cas, une licence Office perpétuelle constitue le choix le plus judicieux sur le plan financier.

Quand l’Office on premise est il le meilleur choix ?

L’Office on premise est le choix le plus judicieux si votre organisation répond à un ou plusieurs des critères suivants.

Vous souhaitez garder un contrôle total sur les données sensibles. Avec l’augmentation des fuites de données et des incidents de cybersécurité, de plus en plus d’organisations s’interrogent sur l’opportunité de placer des informations critiques dans le cloud. L’Office on premise conserve l’ensemble de vos documents et données dans votre propre infrastructure informatique, sous votre contrôle direct. Softtrader observe cette préoccupation de plus en plus souvent dans les institutions publiques et semi publiques, les établissements de santé, les cabinets d’avocats et les prestataires de services financiers qui traitent des informations sensibles ou confidentielles. Dans ces secteurs, la souveraineté des données n’est pas seulement une préférence, mais souvent une obligation légale.

Vous utilisez principalement les applications Office de bureau et n’avez pas besoin des services cloud proposés par Microsoft 365, comme Teams, Exchange Online et SharePoint.

Vous souhaitez des coûts informatiques prévisibles sans abonnements récurrents ni futures hausses de prix.

Vous disposez déjà de votre propre infrastructure informatique ou d’un partenaire informatique qui la gère, et vous ne souhaitez pas dépendre des serveurs cloud de Microsoft.

Dans tous ces cas, une licence Office 2024 d’occasion offre les mêmes applications Office que Microsoft 365, sans abonnement, sans hausses de prix structurelles et avec le support Microsoft jusqu’en octobre 2029. En savoir plus sur la différence entre les licences CSP et les licences d’occasion.

Et après cinq ans ?

Une objection fréquente est la suivante : « Mais après cinq ans, il faut investir à nouveau dans une nouvelle licence. » C’est vrai. Office 2024 est pris en charge jusqu’en octobre 2029. Après cette date, vous voudrez probablement passer à son successeur, vraisemblablement Office 2027 ou une version ultérieure.

Même si vous investissez à nouveau 150 € dans une licence d’occasion après cinq ans, votre investissement total sur dix ans n’est que de 300 € par utilisateur. Avec Microsoft 365 Business Standard, ce montant serait de 1 560 € par utilisateur sur la même période, et avec Microsoft 365 E3, il atteindrait 4 380 €. Les économies restent donc structurelles, même si vous renouvelez plusieurs fois.

Questions fréquentes

Les prix Microsoft 365 utilisés dans ce calcul sont ils définitifs ?

Le calcul est basé sur les prix catalogue en dollars américains de juillet 2026, après la hausse de prix annoncée, convertis en euros après l’ajustement de change de février 2026. Les tarifs définitifs en euros sont fixés par Microsoft selon les régions et peuvent varier. Les proportions de coûts restent toutefois les mêmes.

Que se passe t il si j’utilise déjà Microsoft 365 ?

Vous pouvez résilier votre abonnement Microsoft 365 à tout moment après la fin de la période en cours et passer à une licence perpétuelle. Les applications Office de bureau fonctionnent de la même manière. Gardez toutefois à l’esprit qu’en résiliant Microsoft 365, vous perdrez l’accès à Exchange Online, OneDrive et Teams. Veillez donc à sauvegarder vos données cloud avant la résiliation.

Les licences d’occasion sont elles légales ?

Oui. Dans l’arrêt UsedSoft, affaire C 128/11 de 2012, la Cour de justice de l’Union européenne a confirmé que les licences logicielles perpétuelles peuvent être revendues au sein de l’Union européenne. Vous pouvez en savoir plus dans l’article Licences Microsoft pas chères : fiables et légales ?

Puis je aussi acheter des logiciels serveur d’occasion ?

Oui. En plus d’Office, Windows Server, SQL Server, Exchange Server, RDS CALs et d’autres produits serveur Microsoft sont également disponibles chez Softtrader sous forme de licences en volume d’occasion. L’avantage TCO s’applique à tous ces produits.

Combien coûte une licence d’occasion pour des volumes plus importants ?

Les prix indiqués dans cet article, soit 140 € pour Standard et 150 € pour Pro Plus, sont les prix en vigueur au moment de la rédaction. Pour des volumes plus importants, le prix par licence est souvent encore plus bas. Demandez un devis sans engagement et découvrez sous 24 heures combien vous pouvez économiser.

Vous avez une autre question ? Consultez notre FAQ complète ou contactez notre équipe.

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